Зачем я веду хронометраж рабочего дня?

Планирование дня – неотъемлемое качество успешного человека. Кто-то планирует тщательно весь день, расписывая его по минутам, кто-то набрасывает приблизительный «план действий».  Знание того, сколько времени занимает та или иная задача существенно облегчает нам жизнь, позволяя эффективно распределять время. И если в повседневной жизни планирование – личное дело каждого человека, то в бизнесе от  того, насколько точно составлен план зависит успех всей компании. На производстве для изучения затрат рабочего времени применяется хронометраж рабочего дня, который проводится путем измерения повторяющихся элементов операции. В современном офисе полный хронометраж рабочего времени в классическом виде провести трудно в силу разноплановости задач. Нанимать специального сотрудника дорого и неоправданно. Обязав работника самого вести запись всех своих действий и потраченного времени, вы можете получить не совсем достоверные данные, к тому же анализировать такую информацию долго и неудобно.

Использование онлайн-системы Yaware помогает вести учёт работы сотрудников за компьютерами в автоматическом режиме и получать систематизированные данные об использовании рабочего времени в удобном для анализа виде.

На графике можно видеть, насколько эффективно сотрудник использует своё рабочее время,  подробный отчёт о том, какие ресурсы он использовал в работе, сколько времени было потрачено на работу не за компьютером.

Ситуация № 1. Личная эффективность

Увидев, что разбор электронной почты занимает у меня 1 час в день, я решила разработать систему работы с письмами. Во первых использовать сортировку писем, создав отдельную папку для каждой темы, отправителя и т.д.

Во вторых, разбирать сразу всю почту, разделяя письма на требующие немедленного ответа, те,  которые можно перенаправить исполнителю, по которым нужно поставить задачу на потом, неважные (удалить)В результате я стала тратить на эту задачу 30 минут.

Ситуация № 2. Эффективность работы менеджера

Собрания необходимы, чтоб обсудить рабочие вопросы. Заметив, что совещания отнимают 1 час рабочего времени менеджера, мы стали более ответственно подходить к планированию обсуждений. В результате мы успеваем решить больше вопросов, а время совещаний сократилось до 20 минут.

Ситуация № 3. Управление персоналом

Анализ рабочего времени сотрудников покажет, кто перегружен работой, а кто недорабатывает. Если сотрудники усердно трудятся, уделяют работе положенное время, но не достигают желаемого результата, возможно стоит решить вопрос о перераспределении обязанностей, более чётко планировать задачи, провести тренинг по тайм-менеджменту или предпринять другие действия.
Применяя Yaware.TimeTracker у себя в компании, вы сможете постоянно вносить маленькие и большие изменения в организацию работы, постепенно улучшая результат

Читайте статью о том, как использовать фотография рабочего дня для улучшения планирования рабочего дня.