147 сотрудников. Именно столько человек в один момент начали работать удаленно. Солгу, если скажу, что в офисе директор компании лично контролировал работу каждого, но психологически было проще осознавать, что персонал находится в одном месте.
Когда подчиненные дома, возникают вопросы к их продуктивности и честности. Те моменты, которые раньше не вызывали подозрений, хочется проверить во время удаленной работы. Руководитель становится микроменеджером и это усугубляет ситуацию.
Но и сотрудникам нелегко. Только у 5% обустроенное рабочее место, треть живет не одна: дома родители, дети, братья и сестры. И почему-то домочадцам нужно включить стиральную машинку именно в тот момент, когда вы созвонились с сотрудником и говорите о задачах.
Как без опыта удаленной работы, управлять персоналом и повышать продуктивность сотрудников? Пробуешь найти советы другие руководителей, Google говорит о новой реальности и предлагает 63 млн. ссылок с чек листами, советами и лайфхаками: «Как контролировать работу удаленных сотрудников?». Не помогает, поэтому собираешь линейных руководителей (в Zoom естественно) и вперед к планированию дальнейших действий.
Анализ ситуации
Для бизнеса нет ничего важнее его сотрудников, продуктивных сотрудников. Это означает, что команда эффективна и действенна. Персонал разумно использует ресурсы и добивается лучшего результата за меньшее время.
Первые дни удаленной работы продуктивность персонала на 0. Вы поймете причину, если хотя бы раз работали за чужим компьютером — 2 часа уходят на поиск нужных документов и вкладок, которые сохраненные на личном ПК. В конце концов, рука должна привыкнуть в новой мышке.
Именно продуктивность сотрудников делает компанию успешной. И даже небольшие изменения в работе персонала влияют на показатели, а удаленка вообще перевернула все с ног на голову.
Удаленный мониторинг
Недостаточно просто понимать, что продуктивность работы дома ниже, чем в офисе. Вы должны четко оценивать текущее положение, а потом составлять план действий для улучшения ситуации. Я считаю, что любая компания, чьи сотрудники работают за компьютерами, может быть успешной удаленно, но для этого ей понадобятся новые инструменты и правила организации работы. Если изменяется формат работы, то вы не можете продолжать управлять ею по старинке.
3 шага, которые мы предприняли в первый месяц удаленной работы
- Установили программу учета рабочего времени и продуктивности
Мы выбрали Yaware.TimeTracker потому, что с первого взгляда понятно, как пользоваться и куда нажимать, чтобы увидеть статистику. Данные хранятся на серверах Amazon, а также зачищены 128-битным SSL-шифрованием. В Yaware есть мобильное приложение, а также — Enterprise-версия. Плюс, лицензия на одного юзера стоит дешевле, чем в аналогов.
Чаще всего мы анализируем:
- когда сотрудник начала и закончил рабочий день;
- сколько времени отработал;
- когда делал перерывы;
- какие ресурсы использовал в процессе.
Статистика отображается в виде графика, где зеленый это продуктивная работа, красный — непродуктивная, а серый — нейтральная. Мы не намеревались контролировать персонал. Для нас программа решает 2 главные задачи:
- Спокойный руководитель
Менеджер забудет о пустых подозрениях и ежеминутном контроле сотрудников, сможет сконцентрироваться на своих задачах и заметит малейшие изменения продуктивности, просматривая статистику всего 5 минут в день. - Удовлетворенный сотрудник
Персонал знает, что все переработки будут учтены и оплачены. Исчезнет разделение на любимчиков руководителя, и сотрудники смогут рассчитывать на справедливую оценку результата.
- Начали измерять объем выполненной работы
Закрытые задачи — еще один метод измерения продуктивности. Сначала, мы определили количество задач в неделю, которые должны выполнять сотрудники, а затем сравнивали их результаты в Bitrix с этим числом.
Также, сотрудники ежедневно отправляют в чат Viber список выполненных заданий. Во-первых, это быстрый способ проанализировать результат, а во-вторых желание, чтобы список был не короче, чем у коллеги, стимулирует персонал выполнять больше в течение дня.
- Перешли на гибкий график работы
Это решение мы приняли после того, как внедрили удаленный мониторинг. Мы и раньше понимали, что традиционный график с 9 до 5 работает не для всех, но боялись, что не сможем посчитать сколько отработал персонал по гибкому графику.
Сейчас, только отдел продаж работает с 9-18 потому, что это время совпадает с временем активности клиентов, а другие отделы перешли на гибкий график. Рабочий день засчитывается, если продуктивно отработано 8 часов.
«Сотрудники, которые считают, что руководство заботится о них как о личности, а не только, как о сотруднике, — более продуктивны и удовлетворены. Довольные сотрудники — это довольные клиенты, которые приносят прибыль»
— Энн М. Малкахи, бывший генеральный директор Xerox Corporation
Как повысить продуктивность удаленных сотрудников?
Yaware.TimeTracker показывает, где мы находимся по отношению к тому, куда нам нужно попасть или где находятся другие. Во-первых, это имеет сильный психологический эффект. Во-вторых, позволяет исправить курс, если мы отклоняемся от правильного пути.
Полная картина работы — необходимость во время удаленки, поскольку показывает процессы, как они есть. Мы видим, если маркетолог сидит в ленте Facebook вместо того, чтобы работать в рекламном кабинете. Копаем глубже, и находим тех, кто перерабатывает или тех, кто планирует увольнение.
Нам важно знать количество отработанного времени, но еще ценнее понимать, как именно персонал расходовал эти 8 часов. В личном кабинете Yaware мы анализируем использованные сайты, считаем стоимость задачи и часа работы, подстроили гибкий график под периоды наивысшей продуктивности персонала.
Для нас статистика — стартовый вес человека, который хочет похудеть. Мало просто смотреть на цифры, нужно идти к тому, чтобы показатели поменялись в желаемую сторону. Учет рабочего времени — первый шаг к повышению продуктивности. Дальше делимся проверенными стратегиями, которые помогли нам увеличить эффективность работы и не довести персонал до выгорания.
Мы даем обратную связь
Не путайте фидбэк с микроменеджментом. Обратная связь это информация о выполненной работе, которая несет учебный и мотивационный смысл. Практика показывает, что вовремя данный фидбэк позволяет корректировать курс и работать более гибко.
Если мы видим, что сотруднику сложно выполнить задание или он ошибается, то говорим: «Слушай, ты на ложном пути, попробуй XYZ». Это повышает продуктивность и удовлетворенность работой, а также помогает вовремя исправить выбранную стратегию.
Мы признаем достижения
40% сотрудников говорят, что они приложили бы больше усилий к своей работе, если бы этот вклад оценили. Мы заметили, что недостаток признания вызывает недовольство и падение продуктивности. Поэтому, хвалим сотрудника на общем собрании, мотивируем его, дарим символический презент, а также показываем всей команде, какое поведение поощряется.
Мы не оставляем признание на ежеквартальные или ежегодные мероприятия, а вознаграждаем сотрудников за хорошую работу в данный момент.
Мы учим персонал
Мы твердо верим в принцип «учись — заработаешь» потому, что обучение ведет к повышению квалификации, что, в свою очередь, поднимает продуктивность на новый уровень и улучшает финансовое положение человека.
Если сотруднику предоставить знания, которые нужны и тогда, когда нужны, — он отблагодарит продуктивностью.
Вывод
Даже небольшие изменения: удаленный мониторинг, постановка целей, обратная связь и знания влияют на удовлетворенность работой. Когда сотрудники довольны, их продуктивность возрастет, а это именно то, что вам нужно для роста бизнеса.
Начните с малого — учета рабочего времени удаленных сотрудников. Это позволит им качественно выполнять работу за более короткий период времени, а также сократить время, затрачиваемое на ненужные задачи.
Дайте Yaware.TimeTracker 14 дней и программа повысит продуктивность сотрудников вдвое.
Зарегистрируйтесь на бесплатный тестовый период.