контроль работы удаленных сотрудников

147 сотрудников. Именно столько человек в один момент начали работать удаленно. Солгу, если скажу, что в офисе директор компании лично контролировал работу каждого, но психологически было проще осознавать, что персонал находится в одном месте.

Когда подчиненные дома, возникают вопросы к их продуктивности и честности. Те моменты, которые раньше не вызывали подозрений, хочется проверить во время удаленной работы. Руководитель становится микроменеджером и это усугубляет ситуацию.

Но и сотрудникам нелегко. Только у 5% обустроенное рабочее место, треть живет не одна: дома родители, дети, братья и сестры. И почему-то домочадцам нужно включить стиральную машинку именно в тот момент, когда вы созвонились с сотрудником и говорите о задачах.

Как без опыта удаленной работы, управлять персоналом и повышать продуктивность сотрудников? Пробуешь найти советы другие руководителей, Google говорит о новой реальности и предлагает 63 млн. ссылок с чек листами, советами и лайфхаками: «Как контролировать работу удаленных сотрудников?». Не помогает, поэтому собираешь линейных руководителей (в Zoom естественно) и вперед к планированию дальнейших действий.

Анализ ситуации

Для бизнеса нет ничего важнее его сотрудников, продуктивных сотрудников. Это означает, что команда эффективна и действенна. Персонал разумно использует ресурсы и добивается лучшего результата за меньшее время.

Первые дни удаленной работы продуктивность персонала на 0. Вы поймете причину, если хотя бы раз работали за чужим компьютером — 2 часа уходят на поиск нужных документов и вкладок, которые сохраненные на личном ПК. В конце концов, рука должна привыкнуть в новой мышке.

Именно продуктивность сотрудников делает компанию успешной. И даже небольшие изменения в работе персонала влияют на показатели, а удаленка вообще перевернула все с ног на голову.

Удаленный мониторинг

Недостаточно просто понимать, что продуктивность работы дома ниже, чем в офисе. Вы должны четко оценивать текущее положение, а потом составлять план действий для улучшения ситуации. Я считаю, что любая компания, чьи сотрудники работают за компьютерами, может быть успешной удаленно, но для этого ей понадобятся новые инструменты и правила организации работы. Если изменяется формат работы, то вы не можете продолжать управлять ею по старинке.

3 шага, которые мы предприняли в первый месяц удаленной работы

  • Установили программу учета рабочего времени и продуктивности 

Мы выбрали Yaware.TimeTracker потому, что с первого взгляда понятно, как пользоваться и куда нажимать, чтобы увидеть статистику. Данные хранятся на серверах Amazon, а также зачищены 128-битным SSL-шифрованием. В Yaware есть мобильное приложение, а также — Enterprise-версия. Плюс, лицензия на одного юзера стоит дешевле, чем в аналогов.

Чаще всего мы анализируем:

  • когда сотрудник начала и закончил рабочий день;
  • сколько времени отработал;
  • когда делал перерывы;
  • какие ресурсы использовал в процессе.
продуктивность сотрудника
    Отчет c Yaware.TimeTracker

Статистика отображается в виде графика, где зеленый это продуктивная работа, красный — непродуктивная, а серый — нейтральная. Мы не намеревались контролировать персонал. Для нас программа решает 2 главные задачи:

  • Спокойный руководитель
    Менеджер забудет о пустых подозрениях и ежеминутном контроле сотрудников, сможет сконцентрироваться на своих задачах и заметит малейшие изменения продуктивности, просматривая статистику всего 5 минут в день.
  • Удовлетворенный сотрудник

Персонал знает, что все переработки будут учтены и оплачены. Исчезнет разделение на любимчиков руководителя, и сотрудники смогут рассчитывать на справедливую оценку результата.

  • Начали измерять объем выполненной работы 

Закрытые задачи — еще один метод измерения продуктивности. Сначала, мы определили количество задач в неделю, которые должны выполнять сотрудники, а затем сравнивали их результаты в Bitrix с этим числом.

Также, сотрудники ежедневно отправляют в чат Viber список выполненных заданий. Во-первых, это быстрый способ проанализировать результат, а во-вторых желание, чтобы список был не короче, чем у коллеги, стимулирует персонал выполнять больше в течение дня.

  • Перешли на гибкий график работы 

Это решение мы приняли после того, как внедрили удаленный мониторинг. Мы и раньше понимали, что традиционный график с 9 до 5 работает не для всех, но боялись, что не сможем посчитать сколько отработал персонал по гибкому графику.

Сейчас, только отдел продаж работает с 9-18 потому, что это время совпадает с временем активности клиентов, а другие отделы перешли на гибкий график. Рабочий день засчитывается, если продуктивно отработано 8 часов.

 «Сотрудники, которые считают, что руководство заботится о них как о личности, а не только, как о сотруднике, более продуктивны и удовлетворены. Довольные сотрудники это довольные клиенты, которые приносят прибыль»

Энн М. Малкахи, бывший генеральный директор Xerox Corporation

Как повысить продуктивность удаленных сотрудников?

Yaware.TimeTracker показывает, где мы находимся по отношению к тому, куда нам нужно попасть или где находятся другие. Во-первых, это имеет сильный психологический эффект. Во-вторых, позволяет исправить курс, если мы отклоняемся от правильного пути.

Полная картина работы необходимость во время удаленки, поскольку показывает процессы, как они есть. Мы видим, если маркетолог сидит в ленте Facebook вместо того, чтобы работать в рекламном кабинете. Копаем глубже, и находим тех, кто перерабатывает или тех, кто планирует увольнение.

Нам важно знать количество отработанного времени, но еще ценнее понимать, как именно персонал расходовал эти 8 часов. В личном кабинете Yaware мы анализируем использованные сайты, считаем стоимость задачи и часа работы, подстроили гибкий график под периоды наивысшей продуктивности персонала.

Для нас статистика — стартовый вес человека, который хочет похудеть. Мало просто смотреть на цифры, нужно идти к тому, чтобы показатели поменялись в желаемую сторону. Учет рабочего времени — первый шаг к повышению продуктивности. Дальше делимся проверенными стратегиями, которые помогли нам увеличить эффективность работы и не довести персонал до выгорания.

Мы даем обратную связь

Не путайте фидбэк с микроменеджментом. Обратная связь это информация о выполненной работе, которая несет учебный и мотивационный смысл. Практика показывает, что вовремя данный фидбэк позволяет корректировать курс и работать более гибко.

Если мы видим, что сотруднику сложно выполнить задание или он ошибается, то говорим: «Слушай, ты на ложном пути, попробуй XYZ». Это повышает продуктивность и удовлетворенность работой, а также помогает вовремя исправить выбранную стратегию.

Мы признаем достижения

40% сотрудников говорят, что они приложили бы больше усилий к своей работе, если бы этот вклад оценили. Мы заметили, что недостаток признания вызывает недовольство и падение продуктивности. Поэтому, хвалим сотрудника на общем собрании, мотивируем его, дарим символический презент, а также показываем всей команде, какое поведение поощряется.

Мы не оставляем признание на ежеквартальные или ежегодные мероприятия, а вознаграждаем сотрудников за хорошую работу в данный момент.

Мы учим персонал

Мы твердо верим в принцип «учись — заработаешь» потому, что обучение ведет к повышению квалификации, что, в свою очередь, поднимает продуктивность на новый уровень и улучшает финансовое положение человека.

Если сотруднику предоставить знания, которые нужны и тогда, когда нужны, — он отблагодарит продуктивностью.

удаленный мониторинг рабочего стола
                         Анализ продуктивности сотрудников

Вывод

Даже небольшие изменения: удаленный мониторинг, постановка целей, обратная связь и знания влияют на удовлетворенность работой. Когда сотрудники довольны, их продуктивность возрастет, а это именно то, что вам нужно для роста бизнеса.

Начните с малого — учета рабочего времени удаленных сотрудников. Это позволит им качественно выполнять работу за более короткий период времени, а также сократить время, затрачиваемое на ненужные задачи.

Дайте Yaware.TimeTracker 14 дней и программа повысит продуктивность сотрудников вдвое.

Зарегистрируйтесь на бесплатный тестовый период. 

Понравилась стаття? Поделитесь с друзьями.

Оставить отзыв

Ваша эл. почта не будет опубликована. Обязательные поля *