Если вы новичок в менеджменте или у вас за плечами многолетний опыт, завершить задачи вовремя и в рамках бюджета — нелегко. Они меняются, каждое новое задание отличается от предыдущего, создает особый набор проблем. Независимо от типа работы, вы можете столкнуться с жесткими сроками и высокими ожиданиями. Вот здесь и пригодится управление проектами.
Управление проектами: почему это важно?
Проект менеджмент — это набор знаний и навыков, которые применяются для управления процессом от начала и до конца. В течение всего жизненного цикла, руководитель ориентируется на поставленные цели и то, чтобы достичь их вовремя. Такое наставничество помогает команде понять суть работы и быть более продуктивными. Также, преимущества менеджмента проектов включают в себя:
- построение открытой коммуникации;
- равномерное распределение ресурсов;
- повышение качества результатов;
- формирование гибкости и устойчивости к рискам;
- улучшение командного духа.
Этапы управления проектами
От начала и до закрытия, процесс проходит 5 стадий. На каждой их них, от руководителя требуется наличие профессиональных навыков и конкретных моделей поведения.
- Инициация
На начальной фазе создается проект, определяется его цель и необходимые ресурсы для выполнения. Проводится приблизительная оценка всех характеристик и составляется список заинтересованных сторон. - Планирование
Руководитель детально описывает масштаб работ, временные и ресурсные рамки. На основе этих данных, составляет план, а также инструкции для каждого участника процесса. - Выполнение
В течение этого этапа управления проектами, члены команды координируются и выполняют задания согласно созданному плану. Эта фаза определяет качество результата, поэтому иногда назначают точки контроля промежуточных показателей. - Контроль
Время, стоимость и эффективность проекта сравниваются на каждом этапе, а также вносятся необходимые корректировки. - Закрытие
Работа не заканчивается в день сдачи работы. Дальше проводится анализ результатов и ошибок. Систематизируются полученные знания, которые можно будет применить в будущем.
Подходы к проектному менеджменту
Есть много способов управлять одним и тем же процессом. Среди них как устарелые методы проект менеджмента, так и современные дела. Все они заслуживают подробного описания в отдельной статье, поэтому ниже просто перечислим популярные методы:
- Поэтапный подход
Классический метод — лучший выбор для сложных и больших проектов, которые из-за внешних ограничений должны выполняться постепенно. При таком подходе каждый этап проходит все пять стадий. Только после оценки качества на каждой фазе, проект переходит на следующую. - Бережливое управление проектами
Lean, Kanban, Agile являются самыми популярными представителями этой методологии. Эти подходы фокусируются на улучшении процесса и устранении потерь за счет эффективного использования ресурсов. В отличие от предыдущего метода, задания могут выполняться параллельно, а не последовательно. - Управление проектами критической цепочки
CCPM используется для планирования и управления проектами с ресурсными ограничениями: персонал, оборудование, время, финансы. Он основан на теории ограничений, которая утверждает, что цепь является настолько сильной, насколько ее самое слабое звено. - Планирование на основе продуктов
Распространенная реализация этого типа — методология PRINCE2. В отличие от традиционных подходов, этот фокусируется на промежуточных результатах, а не на действиях и задачах.
Роль проектного менеджера
В течение жизненного цикла, руководитель проекта берет на себя множество ролей с вовлеченными людьми. К ним относятся межличностные, информационные, управленческие и решающие роли. Если большинство из перечисленных ниже обязанностей звучит знакомо — вы руководитель проекта, даже если это не указано в ваших должностных обязанностях. Применяя некоторые из лучших практик управления проектами, вы можете повысить эффективность своей команды.
Роли проектного менеджера
| Межличностные | Информационные | Управленческие | Решающие |
|---|---|---|---|
| Работа с разносторонними людьми | Общение со всеми заинтересованными сторонами | Подбор и управление персоналом | Принятие решений на каждом этапе |
| Решение споров | Обмен информацией внутри команды | Управление финансами | Поддержание баланса ресурсов, времени и денег |
| Поддержка атмосферы в команде | Встречи команды | Контроль за выполнением плана | Личная сосредоточенность и ясность |
| Мотивация персонала | Обеспечение обратной связи | Придерживание стратегии | Предотвращение утечки бюджета или ресурсов. |
10 правил успешного проектного менеджмента
Проектный менеджмент возможен под мудрым руководством того, кто представляет весь процесс от начала и до конца и обладает способностью реализовать это видение. Чтобы добиться этого, менеджеру стоит обратить внимание на секреты, которые помогут ему успешно закрыть проект:
- Будьте гибкими и быстро реагируйте на возникновение рисков;
- Скажите «нет» микроменеджменту, сосредоточьтесь на глобальных вопросах, а не на оперативных деталях;
- Совершенствуйте свои навыки управления проектами, развивайтесь вместе с методологиями;
- Планируйте — подробно, организовано и с участием команды;
- Работайте с чувством срочности, постоянно направляя процесс к завершению;
- Визуализируйте результат, рисуйте схемы и убедитесь, что персонал понимает, что вы от них требуете;
- Постепенно идите к цели;
- Управляйте рисками и добейтесь того, чтобы любой член команды смело мог сказать о возникшей проблеме;
- Общайтесь, поощряя всех членов высказывать свои мнения и опасения;
- Держите в поле зрения три фактора: время, бюджет и качество.
Подведем итог
Вы получили много новой информации об управлении проектами, и все эти знания имеют практическое применение. Некоторые вы могли использовать, а если нет — уделите несколько минут и подумайте, как с их помощью сделать ваш проект более успешным.
Совершенствование навыков управления проектами не только помогает завершить работу вовремя и в рамках бюджета, а также способствует росту вашей карьеры и организации!