5 шагов к цели

В мире кадрового менеджмента часто говорят о различных вариантах учёта рабочего времени сотрудников и о том, как сделать правильный выбор для своей организации. Но после того, как выбор сделан, стоит обсудить, каким образом добиться беспрепятственного внедрения системы в компанию.

Прежде всего надо просто начать. От самой лучшей в мире системы нет никакой пользы, если она будет пылиться где-нибудь у вас в кабинете. Для того чтобы осознать все преимущества, вы должны начать пользоваться ею.

Тем не менее, есть решения, принятие которых облегчит процесс внедрения системы учёта рабочего времени и увеличит лояльность сотрудников к ней.

Помогая нашим клиентам с установкой и началом использования программы учета времени, мы вывели пять простых шагов, сглаживающих процесс внедрения.

ШАГ ПЕРВЫЙ: планирование

Наверняка вы слышали высказывание: “Не планировать – это значит планировать проиграть”. Первый шаг потребует от вас потратить немного времени. Даже при внедрении относительно простого фиксатора посещаемости, небольшое планирование и организация помогут улучшить результат. Для установки же более сложной системы программного обеспечения, планирование имеет жизненно важное значение.

  1. Задокументируйте политику своей компании и внутренний распорядок работы.
  2. Подготовьте проект приказа “О введении в действие системы учёта рабочего времени в компании”.
  3. Пересмотрите правила внутреннего распорядка и систему начисления заработной платы.
  4.  Установите чёткие показатели для сотрудников, нормы общего и продуктивного времени.

В нормах рекомендуем прописать:

  1.  Общее время, которое сотрудник должен отработать.
  2. Норма продуктивного времени.
  3. Другие показатели, которые считаете нужным (штрафы, бонусы).

Удостоверьтесь, что они соответствуют нормам законодательства. Ведь правила меняются почти каждый день. Процедуры, которые были в порядке вчера, сегодня могут быть неприемлемыми. Важно периодически проводить внутренний аудит, чтобы убедиться, что вы все еще действуете в соответствии с законодательством.

ШАГ ВТОРОЙ: двухсторонняя связь

Убедитесь, что персонал и руководители отделов знают о ваших планах и целях внедрения. Новая система учета времени и посещаемости может повлиять на зарплату сотрудников, поэтому они будут обеспокоены.

Если реализация проекта займет некоторое время, вы можете разослать новость о внедрении на почту сотрудников, сделать объявление во внутренней сети компании или на сайте сообщества. Убедитесь, что коммуникация налажена в двухстороннем направлении. Спросите о предложениях. Ваши сотрудники могут заметить нюансы, которые вы пропустили. Слушайте внимательно и делайте все возможное, чтобы решить потенциальные проблемы быстро. Сотрудничая с рабочими “передового” фронта, вы можете предотвратить проблемы еще до их возникновения, и добиться быстрого принятия новой системы.

ШАГ ТРЕТИЙ: обучение руководителей отделов и сотрудников

Перед тем как ввести новую систему в действие, проведите обучение, чтобы сотрудники, руководители и системные администраторы знали, как в полной мере использовать все её возможности. Опишите сервис, предоставьте инструкции, видео и другие материалы для быстрого ознакомления с системой учёта рабочего времени, объясните, какие преимущества она даёт.

Сосредоточьтесь на том, как система поможет более точно оплачивать заработную плату или эффективнее выполнять свою работу. Чем лучше сотрудники и руководители понимают, какие преимущества система привносит в их работу, тем больше шансов, что они быстро примут её.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ: мониторинг / обратная связь

После ввода системы в действие, проведите мониторинг её работы. Узнайте, есть ли затруднения в использовании, жалобы на неудобство или другие вопросы? Работает ли система так, как вам это нужно?

Остерегайтесь людей, говорящих, то, что вы хотите услышать, а не то, что вы должны знать. Не думайте, что «отсутствие новостей тоже хорошая новость». Расспросите ваших сотрудников, руководителей и администраторов, как работает система и требуйте от них честного ответа.

ШАГ ПЯТЫЙ: постоянный анализ результатов и внесение коррективов

Проанализируйте информацию, полученную при помощи мониторинга и обратной связи с персоналом. Возможно, вы примете решение ввести гибкий график работы. В таком случае внесите соответствующие изменения в график мониторинга.Проведите анализ используемых сотрудниками приложений и их категоризацию. Оцените важность того или иного приложения, при необходимости измените его категорию.

Важно, держать связь, получать отзывы и (при необходимости) корректировать систему вслед за изменениями в вашем бизнесе. Не забывайте следить за обновлениями системы учёта рабочего времени и применять их.

Конечно, мы не можем гарантировать, что все пройдет гладко. Но если вы будете следовать этим советам, то очень вероятно, что процесс внедрения системы учёта рабочего времени пройдет гораздо легче и будет лишен проблем настолько, насколько это возможно. Вы быстро начнете реализацию нового проекта.

Расскажите об этом
Регистрация