Гибкий или сменный график, сжатая рабочая неделя, плавающие выходные это в первую очередь правильная организация рабочих процессов.
Каждый сотрудник должен понимать свои задачи, выполнять их, не ждать и не зависеть от других. Для некоторых гибкий график означает возможность опоздать на работу и сократить день. Для других это шанс увильнуть от обязанностей, ожидая коллег, которых еще нет в офисе.
Каждый руководитель немножко Андрей: сам работает по стандартному графику, а управлять должен гибкими командами. Отсюда берутся подопечные-ждуны — те, которые выжидают, когда начальник уйдет домой и расслабляются. Или пытаются подстроить себе смены на субботу/воскресенье потому, у руководства выходной день.
Опасность в том, что рабочий день руководителя может длится круглосуточно. Стирается граница между свободным и рабочим временем. Переработки стают обычных явлением, которое рано или поздно приведет к выгоранию. И сколько бы менеджер не работал, все равно чувствует, что сотрудники где-то филонят.
В гибком графике, руководители должны быть уверены в том, что сотрудник вкладывает 100% своего времени для достижения целей. Если речь идет об удаленных сотрудниках, то качество и количество их работы также должны отражать усилия штатного персонала.
— Виктория оператор колл-центра.
Многие руководители такие, как начальник Виктории — боятся, что из-за гибкого графика потеряют рычаги управления персоналом.
Как контролировать рабочее время сотрудников?
— сегодня не такая уж сложная задача. Мониторинг в помощь. — руководитель web-студии Антон Аскаров
Есть 3 основных способа вести учет рабочего времени и продуктивности сотрудников, работающих по гибкому графику.
- Ручной метод (время прихода и ухода работников фиксируется ответственным лицом в журнал/Excel или запись времени возлагается на самого сотрудника)
- Биометрические системы ( используют специальные карточки, сканирование отпечатков пальцев или face ID. Руководство автоматически получает эту информацию)
- Тайм-трекер (программа на компьютеры, которая автоматический фиксирует время начала и завершения работы).
Допустим, вы используете программу учета рабочего времени — самый оптимальный метод потому, что:
- подходит и для офисной, и для удаленной работы;
- сотрудник не сможет подправить результаты;
- показывает сайты и программы, использованные в процессе работы;
- позволяет сотруднику видеть свою статистику.
Рассмотрим на примере Yaware.TimeTracker, поскольку этот сервис предлагает полный функционал дешевле, чем у аналогов, а также простой в использовании.
Yaware.TimeTracker — это автоматизированная система учета рабочего времени и продуктивности. Она устанавливается на компьютеры сотрудников и фиксирует статистику их деятельности. В отчетах есть количество отработанного времени, фиксация опозданий и переработок, список использованных ресурсов, продолжительность офлайн-активности.
Если ваши сотрудники работают по разному графику, рассказываем и показываем, как за 4 шага автоматизировать их учет рабочего времени.
Шаг 1: Настройка мониторинга
Yaware.TimeTracker позволяет делить сотрудников на отделы, а потом настраивать программу для всех одновременно или задавать отдельные параметры для каждого сотрудника/группы.
Таким образом, вы можете отслеживать работу бухгалтерии в период с понедельника по пятницу с 9-18:00 часов, а для службы безопасности включить круглосуточный мониторинг — потому, что они работают посменно.
Также вы можете задавать разные периоды мониторинга, исключая некоторые промежутки времени на протяжении рабочего дня.
Например, Вы можете исключить время обеда и Yaware.TimeTracker не будет мониторить деятельность за компьютером в этот период.
Программа будет ежедневно учитывать рабочее время персонала по тем параметрам, которые вы задали. Любой отчет вы можете отфильтровать по дате и получить статистику за день/месяц/квартал/год, можете настроить рассылку на электронную почту или делегировать руководителям отделов контроль их подразделений в Yaware.TimeTracker.
Шаг 2: Табель учета рабочего времени
Табель рабочего времени сотрудника (в каком бы формате он ни использовался) является юридическим документом. Он может быть запрошен и предоставлен проверяющим органам. По этой причине важно, чтобы вы точно отслеживали рабочее время, но при этом тратили минимум ресурсов.
Табель в Yaware показывает информацию о фактически отработанном времени и количестве невыходов на работу (отпуск, больничный, выходной) за месяц по каждому сотруднику компании.
Чтобы получать корректную информацию, необходимо задать индивидуальные или групповые настройки табеля. За пару кликов мышкой, вы подстроите программу под сотрудников, которые работают по стандартному или гибкому графику, посменно или с плавающими выходными.
Так будет выглядеть ваш автоматический табель в Yaware:
Шаг 3: Расчет заработной платы
В Yaware.TimeTracker вы можете автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников у которых сумма зависит от отработанного времени. Для этого достаточно зайти в меню редактирования сотрудника и установить почасовую ставку.
После этого программа будет автоматически рассчитывать зарплату — умножать количество отработанных часов на почасовую ставку и выводить конечную сумму за расчетный период.
Вывод
Прежде чем утвердить рабочий график компании, важно знать, почему вы выбираете именно этот тип расписания и как, он приблизит бизнес к цели. На одних должностях целесообразнее трудится с 9-18:00 часов, а на других — нужно дать персоналу больше свободы. Поэтому, ваша способность вносить критические изменения в любой график будет определять, какое влияние вы окажете.
Но независимо от отрасли и типа расписания, руководитель несет ответственность за учет рабочего времени в компании. Если вы хотите получать точные данные, не тратя на это много ресурсов — попробуйте бесплатно Yaware.TimeTracker.
Считайте. Анализируйте. Оптимизируйте.