Даже будучи официальным руководителем, вы неизбежно будете встречать сотрудников, которые будут отвечать на ваш инструктаж отговорками или поиском причин не выполнять распоряжения.
Существует ряд психологических и технических средств, которые помогут вам стать более авторитетным, организуя коммуникацию с коллективом.
Советы для эффективной коммуникации с персоналом
1. Используйте указания, а не вопросы
Неправильно сформулированный приказ может загнать неопытного менеджера в ловушку. Особенно, если он использует вопросительную формулировку: «Вы не могли бы подготовить презентацию к завтрашнему дню?».
Первая внутренняя реакция сотрудника, к которому вы обращаетесь таким образом – «нет, я и так слишком занят». Вам кажется, что вопрос звучит более мягко, чем приказ, но на самом деле он открывает широкое поле для поиска оправданий.
2. Говорите убедительным тоном
Вам может казаться, что вы дали сотруднику исчерпывающее указание и точно сформулировали его. Но если вы сами сомневаетесь в целесообразности приказа, подчиненный моментально уловит вашу неуверенность и «заразится» ею.
Следите за интонациями, которые звучат в вашем голосе при общении с коллегами младшего ранга, и не скатывайтесь до невнятного бормотания.
3. Давайте четкие распоряжения
Впервые попав в коллектив в качестве менеджера, вам придется балансировать на грани авторитаризма и попыток стать его уважаемым участником. Многие облекают руководящие указания в более лояльную, как им кажется, форму, а порой и нисходят до панибратства.
Однако такой тон означает, что вы предоставляете новому коллеге выбор: выполнять ваши распоряжения или нет. Измените всего пару слов в вашей фразе и придайте ей смысл вежливого указания. Вы сразу увидите, как изменится отношение коллег и скорость выполнения.
4. Укажите точные сроки
Не указывая сроки выполнения ваших приказов, вы тем самым позволяете сотруднику откладывать решение вопросов на неопределенное время. Чаще – навсегда.
Заранее определите четкие временные рамки и расположите задачи для сотрудников в порядке приоритетности. Такой подход, в том числе, вызовет уважение к вашей организованности и умению управлять коллективом.
5. Используйте программы контроля
Сталкиваясь каждый день со множеством управленческих задач, легко погрязнуть в рутине. Вы также легко можете потеряться в экстремальных ситуациях, пытаясь быть одновременно уважаемым, дружелюбным и эффективным руководителем. Но как бы вы ни старались, времени всегда будет не хватать.
Специализированная программа контроля Yaware.TimeTracker совмещает ряд практичных функций, позволяющих анализировать каждое действие ваших подчиненных, определяя его целесообразность и соответствие планам, а также следя, чтобы работа не выходила из графика.
Программа устанавливается на рабочие компьютеры сотрудников и направляет отчеты о выполняемых ими действиях на вашу электронную почту или в личный кабинет на сайте.
Установите программу бесплатно, используйте указанные советы и уже совсем скоро вы заметите, как повысилась скорость и качество выполнения ваших указаний.