Все знают, что планирование – ключ к эффективной работе. Но не каждый умеет правильно это делать.
Не все понимают, что при планировании надо учитывать биоритмы организма, а также дни недели. А ведь исследованиями доказано, что эффективность нашей работы зависит от того, на какое время запланирована та или иная задача.
От пятницы до пятницы
Уже ни для никого не секрет, что офисный персонал чуть ли не молится на пятницу. Зато понедельник ассоциируется с концом света. И тому есть причина. Вечер пятницы – начало выходных. Понедельник же – переход от отдыха к работе, настрой на рабочую волну, который – увы – не всем удаётся. Многие сотрудники по понедельникам “приходят в себя” только ближе к обеду. А до этого, по сути не делают ничего полезного.
Согласно исследованиям, только во вторник мы входим по-настоящему в рабочее настроение. Поэтому самые важные дела не планируются на понедельник и пятницу.
Опросы показали, что для 50% респондентов самый продуктивный день в неделе – вторник, а для 38% – среда.
Заметьте, что все важные проекты, подписание контрактов и совещания обычно проходят по средам, когда сотрудники находятся в активной фазе продуктивности.
Определите продуктивные дни в своей компании
Те, у кого установлена программа учета рабочего времени Yaware.TimeTracker, могут убедиться на личном опыте, что некоторые дни более продуктивны, чем другие.
Приведем пример нашего пользователя — Антона. Он сравнил два отчёта о работе отдела маркетинга. Один за понедельник:
Другой за вторник:
В понедельник сотрудники очень часто посещали развлекательные сайты (красный цвет), делали перерывы в работе (разрывы в диаграмме). Зато уже во вторник работа пошла бодро. Непродуктивного “красного” времени почти нет.
Понаблюдав за работой отдела несколько недель, Антон понял, что на понедельник лучше не назначать ничего архиважного, если это, конечно, не срочно. Поэтому в понедельник его сотрудники занимаются планированием задач на неделю и бумажной работой. Например, менеджеры по продажам составляют базу обзвона потенциальных клиентов; аккаунт-менеджеры просматривают базу уже существующих клиентов и составляют список тех, у кого скоро заканчивается термин договора. Интернет-маркетологи составляют план мероприятий для повышения конверсий.
Так же и вы можете узнать, когда ваш персонал работает активнее всего и на это время назначать важные мероприятия. Например, совещания, планирование, презентации, встречи с партнерами и т.д.
А в то время, когда продуктивность сотрудников снижается, к примеру, в пятницу после обеда, ставьте отчетность. Описать проделанную за неделю работу будет не так сложно, а время не будет потрачено на бессмысленное прочёсывание интернета.
Если планировать деятельность таким образом, то эффективность работы существенно повысится: самые важные решения будут приниматься быстрее, а время угасания активности не будет пропадать зря – в этот период будет выполняться, может, не столь важная, но все-равно необходимая работа.
Читайте также “Повышение продуктивности команды: 6 шагов, которые может сделать каждый руководитель».