Есть такая детская игра в ассоциации. Её суть в том, чтобы быстро подобрать пару к слову, например: ночь-луна, фрукт-яблоко.
У большинства людей в паре со словом контроль идёт (кто бы сомневался)…. — наказание!
Такое отношение к контролю неслучайно.
Почему контроль сотрудников вызывает негативную реакцию?
Эти распространённые ситуации формируют у сотрудников стойкое неприятие любых контрольных мер:
- контроль сводится к поиску виноватых (когда выявлена ошибка, не анализируют причину, а ищут и наказывают виноватых);
- контроль проводится не по плану, а под настроение;
- контроль проводится, когда есть время («А посмотрю-ка я, что в компании происходит». А там… и начинается разбор полётов.);
- проводится только контроль результатов (если результат не достигнут, опять же начинается разбор полётов).
Негативное отношение к контролю формируется тогда, когда в нём нет системы.
Между тем, правильно организованный контроль – это именно то, что помогает компании достигать поставленных целей. Контроль должен не наказывать, а давать ответ на вопрос: а туда ли мы идём? Сможет ли компания достичь своих целей, если будет двигаться этим же путём?
Элементарные, простые вещи часто упускаются из виду именно из-за того, что они очевидны.
Ниже — чек-лист по организации эффективного мотивирующего контроля.
Чек-лист для организации эффективного контроля
1. Определены стандарты для компании, отделов, сотрудников.
Контроль неразрывно связан с планированием. Ставя задачу, нужно знать критерии успешного её выполнения. Если этого не сделано, то замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то процесс контроля сильно упрощается.
2. Показатели доведены до ведома руководителей отделов и сотрудников.
Чёткое знание того, какие требования предъявляются, каких показателей от них ожидают, стимулирует сотрудников к более продуктивной работе.
3. Разработан график проведения контроля.
Придерживаться установленного графика поможет система напоминаний. У нас в компании для этого используется Google календарь, куда внесены напоминания для сотрудников подготовить и выслать отчёты, а для руководителей — систематизировать и проанализировать информацию. На совещаниях принимаются решения о дальнейших действиях по результатам проверки.
4. Есть инструменты сбора информации, разработана понятная форма отчётности.
Очень часто контроль стопорится из-за того, что нет чёткой формы подачи отчётности, или она слишком сложная. Часто формы дублируют друг друга. Всё это отнимает время и делает контроль тяжёлой повинностью. Автоматические системы контроля и учёта рабочего времени существенно облегчают сбор и анализ информации.
Но организовать контроль и провести его – это, как говорят в Одессе, 2 большие разницы.
Проведение контроля
Каким бы очевидным ни казался этот шаг, именно он чаще всего упускается. То есть, всё спланировали, показатели установили, но их никто не контролирует. Это приводит к снижению эффективности работы и демотивации. Если вы только устанавливаете контрольные показатели, но не проверяете результат, сотрудники рано или поздно начнут их игнорировать.
Реакция
Результаты контроля — это ориентир. Сотрудники должны не только знать о результатах проверки, но и понимать, какие последствия они несут. Например, в этом месяце мы выслали на 10% меньше предложений и выполнили план только на 80%. Или, в этом месяце у нас увеличилось количество непродуктивного времени, потраченного в интернете и соответственно уменьшилось количество вовремя закрытых задач.
Но важно оглашать не только негативные, но и положительные результаты. Согласитесь, по результатам проведения контроля ругают чаще, чем хвалят. И это ещё одна причина негативного отношения к контролю.
Контроль сотрудников — это сложная часть управленческой деятельности. Она требует опыта, знаний и внимательного отношения к сотрудникам.
А как считаете вы — может ли контроль быть позитивным и мотивирующим? Поделитесь примерами в комментариях.