Как контролировать сотрудников

Есть такая детская игра в ассоциации. Её суть в том, чтобы быстро подобрать пару к слову, например: ночь-луна, фрукт-яблоко.

У большинства людей в паре со словом контроль идёт (кто бы сомневался)….  — наказание!

Такое отношение к контролю неслучайно.

Почему контроль сотрудников вызывает негативную реакцию?

Эти распространённые ситуации формируют у сотрудников стойкое неприятие любых контрольных мер:

  • контроль сводится к поиску виноватых (когда выявлена ошибка, не анализируют причину, а ищут и наказывают виноватых);
  • контроль проводится не по плану, а под настроение;
  • контроль проводится, когда есть время («А посмотрю-ка я, что в компании происходит». А там… и начинается разбор полётов.);
  • проводится только контроль результатов (если результат не достигнут, опять же начинается разбор полётов).

Негативное отношение к контролю формируется тогда, когда в нём нет системы.

Между тем, правильно организованный контроль – это именно то, что помогает компании достигать поставленных целей. Контроль должен не наказывать, а давать ответ на вопрос: а туда ли мы идём? Сможет ли компания достичь своих целей, если будет двигаться этим же путём?

Как контролировать сотрудников

Элементарные, простые вещи часто упускаются из виду именно из-за того, что они очевидны.

Ниже — чек-лист по организации эффективного мотивирующего контроля.

Чек-лист для организации эффективного контроля

1. Определены стандарты для компании, отделов, сотрудников.

Контроль неразрывно связан с планированием. Ставя задачу, нужно знать критерии успешного её выполнения. Если этого не сделано, то замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то процесс контроля сильно упрощается.

2. Показатели доведены до ведома руководителей отделов и сотрудников.

Чёткое знание того, какие требования предъявляются, каких показателей от них ожидают, стимулирует сотрудников к более продуктивной работе.

3. Разработан график проведения контроля.

Придерживаться установленного графика поможет система напоминаний. У нас в компании для этого используется Google календарь, куда внесены напоминания для сотрудников подготовить и выслать отчёты, а для руководителей — систематизировать и проанализировать информацию. На совещаниях принимаются решения о дальнейших действиях по результатам проверки.

4. Есть инструменты сбора информации, разработана понятная форма отчётности.

Очень часто контроль стопорится из-за того, что нет чёткой формы подачи отчётности, или она слишком сложная. Часто формы дублируют друг друга. Всё это отнимает время и делает контроль тяжёлой повинностью. Автоматические системы контроля и учёта рабочего времени существенно облегчают сбор и анализ информации.

Но организовать контроль и провести его – это, как говорят в Одессе, 2 большие разницы.

Как контролировать сотрудников

Проведение контроля

Каким бы очевидным ни казался этот шаг, именно он чаще всего упускается. То есть, всё спланировали, показатели установили, но их никто не контролирует. Это приводит к снижению эффективности работы и демотивации. Если вы только устанавливаете контрольные показатели, но не проверяете результат, сотрудники рано или поздно начнут их игнорировать.

Реакция

Результаты контроля — это ориентир. Сотрудники должны не только знать о результатах проверки, но и понимать, какие последствия они несут. Например, в этом месяце мы выслали на 10% меньше предложений и выполнили план только на 80%. Или, в этом месяце у нас увеличилось количество непродуктивного времени, потраченного в интернете и соответственно уменьшилось количество вовремя закрытых задач.

Но важно оглашать не только негативные, но и положительные результаты. Согласитесь, по результатам проведения контроля ругают чаще, чем хвалят. И это ещё одна причина негативного отношения к контролю.

Контроль сотрудников — это сложная часть управленческой деятельности. Она требует опыта, знаний и внимательного отношения к сотрудникам.

А как считаете вы — может ли контроль быть позитивным и мотивирующим? Поделитесь примерами в комментариях.

Расскажите об этом
Регистрация