рабочий стол

Организация файлов на компьютере – не только один из самых простых, но и самых недооцененных аспектов организации работы.

Если вам кажется, что на вашем компьютере все в порядке, протестируйте себя: попробуйте найти документы, которыми пользуетесь чаще всего, без помощи Windows Search. Если не получилось – вы просто обязаны разобраться с документами.
Как это сделать, мы расскажем в статье.

Несколько простых правил хранения документов

Не размещайте файлы на рабочем столе

пустой рабочий стол

На рабочем столе должны быть только рабочие ярлыки.

В очень редких исключениях можете оставить текстовый файл, если пользуетесь им регулярно.

Привыкайте мыслить иерархично

Такой тип мышления требует уроков мастерства. Нужно время, чтобы привыкнуть. Но если вы хотите работать с файлами и документами эффективно, придется научиться.

Есть 3 основные разделения по иерархии: вверх, вниз и в сторону.

Начните с того, что вписывается в категорию подобных вещей.

Например, продукция Apple.

От общей категории “Продукты компании Apple” вниз по иерархии идут: портативные компьютеры, настольные компьютеры, мобильные устройства, музыкальные устройства, ПО.

Мобильные устройства делятся на iPhone і iPad. Но iPhone может также быть внесен и в категорию “Музыкальные устройства” (иерархия вверх).

А если мы переместимся по иерархии в сторону, то придем к Ipad. Иерархия в сторону описывает членов уже существующего уровня иерархии.

Минимум папок

Минимизируйте количество папок. Большинство файлов и документов может поместиться где-то в иерархии, если вы изначально хорошо структурировали её.

Заведите архив

Заведите папку “Архив” и помещайте в неё все документы, которые вам больше не нужны. Так будет легче найти файлы, с которыми вы работаете сейчас, и извлечь информацию из старых файлов в случае необходимости.

Dropbox

Пользуйтесь Dropbox. Это абсолютно удивительный инструмент для резервного копирования документов, который отлично подходит для совместного использования.

Документы

документы

Создайте две папки, чтобы разделить ваши личные и деловые документы.

Личные документы

Поделите их в соответствии со сферами вашей личной жизни. Например, финансы, здоровье, образование, отдых и т.д.

Деловые документы

Организация деловых документов во многом будет зависеть от вашей профессии, компании и занимаемой должности.

Чтобы организовать деловые каталоги, возьмите лист бумаги и наметьте компании в деталях, основываясь на том, что вы делаете изо дня в день. После этого сгруппируйте родственную деятельность в логические группы.

Обзор папок

Рабочий стол

Как упоминалось ранее, это не место для хранения случайных файлов, документов и всего, чему вы не можете найти место.

Сохраняйте здесь только ярлыки программ, которыми пользуетесь регулярно.

Start Menu

Если вы пользуетесь Mac, установите приложения, которые используете ежедневно, в ​​Doc.

Отдаете предпочтение Windows – свободно создавайте папки по категориям (офис, система и т.д.), или пользуйтесь функцией поиска в меню Windows 7 – она довольно хороша.

Папка пользователя

Приложения. Эта попка должна быть пустой, если у вас пользовательские приложения.

Документы. Здесь по умолчанию будут ваши документы.

Загрузки. Сюда браузер сохраняет файлы. Вы можете создать небольшую структуру папок, чтобы дифференцировать различные типы файлов, например,  приложения для пакетов прикладных программ, системы для хранения драйверов Windows.

Dropbox. Если вы используете Dropbox, организуйте его так же, как и папку документов.

Фильмы. IMOVE может создать некоторые файлы.

Музыка. Itunes и Garageband может создавать некоторые файлы.

Фотографии. IPHOTO будет хранить здесь фото по умолчанию.

Общая. Используйте эту папку для обмена файлами с другими пользователями

на вашем компьютере.

Надеемся, что наши советы помогут вам организовать работу с файлами более эффективно.

Возможно у вас есть свои секреты организации папок и файлов? Поделитесь ими с нами в комментариях. Давайте обмениваться идеями!

Читайте также, как эффективно составлять план на день и добиться его выполнения.

Расскажите об этом
Регистрация