Есть миллион способов потерять рабочий день и ни одного, который бы компенсировал потерю.
Том Демарко, Тимоти Листер. “Человеческий фактор”
“Компании, организации строят офисы, покупают столы и стулья, чтобы люди приходили в офис и работали. Но если вы спросите своего друга, коллегу, где он может поработать, он ответит что-то вроде: на кухне, в кафе, в поезде… или “ранним утром, либо вечером, либо на выходных”. Вы скорее всего не услышите “в офисе”. Как же так? Компании тратят столько денег на офисы, но… люди не идут работать в офис.
На работе день разлетается на кусочки. 10 минут здесь, 15 минут там — кто-то спросил, позвонил, зашёл поболтать….Потом время обеда…и вот на часах уже 6 часов. Мониторинг рабочего времени сотрудника показывает: он ничего не успел сделать…
Дело в том, что процесс работы очень похож на сон. Все знают про фазы сна. Чтобы дойти до глубокой фазы, нужно сначала пройти через более ранние…И если кто-то прерывает вас на ранней стадии (хлопает дверью), вы не можете сразу вернуться в ту же фазу. Вам нужно начинать все сначала. В такие дни вы говорите: я не выспался, спал, но не отдохнул.
Как мы можем рассчитывать хорошо выспаться, если мы все время просыпаемся?
И как можно ожидать, что сегодня мы хорошо поработаем, если нас целый день прерывают?” — это частичный перевод известного видео Джейсона Фрайда (оно стоит того, чтобы посмотреть его полностью).
Наибольшими отвлекающими факторами Джейсон считает совещания и менеджеров.
Но давайте возьмем мнение наших, а не зарубежных сотрудников.
В начале года interfax.by опубликовал результаты опроса сотрудников о том, что их отвлекает на работе. Ниже топ-5 “рейтинга”.
3 главных фактора, отвлекающих от работы в офисе
1. Болтливые коллеги
Лидером голосования оказался ответ «Болтливые коллеги» – за него проголосовало 22% читателей.
2. Внезапные вопросы и поручения директора
Многим читателям работать мешает директор – 20% голосов.
3. Интернет, в котором так много соблазнов
16% респондентов признаются в своем пагубном пристрастии к Интернету во время работы в офисе.
Бесконечные звонки клиентов отвлекают 7% читателей.
Музыка мешает работать 6% опрашиваемых.
Источник: interfax.by
Что делать?
Как перестать терять время?
Как сделать так, чтоб задачи выполнялись в срок, а не в двое дольше положенного?
1. Прививать навык ценить время коллег
Важно учить сотрудников бережно относится к рабочему процессу своих коллег. Оглянись, если твои коллеги погружены в задачи, расскажи её за обедом. Не ясна задача? Не нужно сразу бежать с вопросом, в 50% достаточно просто внимательно её прочитать.
2. Устранить источники шума
Уберите радио из офиса и раздайте сотрудникам наушники. Не размещайте по возможности в одном кабинете активных, шумных сотрудников (например, менеджеров по продажам) и тех, чья работа требует сосредоточения. Авторы книги “Человеческий фактор” посвятили проблемам отвлечения и, в частности, влиянию шума целую главу.
3. Развивать культуру планирования
“Подготовь мне срочный отчет!.. Срочно найди мне этот документ….”
Срочные дела — это просто убийца продуктивности. Планирование не только избавляет от авралов. Сотрудник, работающий по плану, гораздо более сосредоточен. Соответственно его тяжело отвлечь.
Срочные совещания — ещё один пожиратель времени. Джейсон Фрайд говорит: “вы говорите совещание — это 1 час. Нет, это не 1 час. Вы собираете 10 человек, поэтому это 10 часов рабочего времени!
4. Устраивать часы тишины
Сделайте один день месяца днём тишины. Даже не день, всего 4 часа после обеда. Пусть люди вообще не говорят друг с другом. Никаких совещаний, никаких срочных дел. И вы заметите что в это время делается огромный кусок работы.
5. Заменить активные способы коммуникаций пассивными
Вместо того, чтобы подойти к коллеге с вопросом можно написать email. Да, почта тоже отвлекает. Но тогда, когда человек сам хочет отвлечься. Более продвинутый уровень — работа с системами коллективного управления задачами.
Проблема снижения эффективности из-за отвлечений знакома всем — и руководителям, и сотрудникам. Расскажите, что вас отвлекает от работы и как вы боретесь с этим злом?
P.S. Программа учета рабочего времени Yaware.TimeTracker показывает периоды непрерывной работы сотрудника за компьютером и помогает увидеть, как часто сотрудники отвлекаются.
Включив функцию мониторинга времени не за компьютером, вы сможете узнать, сколько времени сотрудники тратят на совещания, помощь коллегам, обсуждение задач.
Скачайте программу бесплатно и узнайте, как часто ваши сотрудники отвлекаются от работы.