совещание

Встречи — обязательная часть офисной работы. В многих компаниях так принимается большинство решений. Поэтому их организация отыгрывает такую важную роль.

Результативное совещание — что для этого сделать

Убедитесь, что каждый знает место и время

Новоиспеченный коллектив или сотрудники с большим количеством активностей должны встречаться хотя бы раз в неделю. Конкретное время, день и место для совещаний и превратят их в привычку. Иначе легко запутаться, куда и когда идти.

Читайте также «10 советов, которые увеличат продуктивность персонала«.

совещание

Помещение должно быть изолированным. Участники смогут высказать свое мнение и не будут отвлекаться по мелочам. Возьмите ключ заранее. Посмотрите, приготовлен ли зал и сколько там стульев. Начните вовремя. Убедитесь, что все знакомы друг с другом. Делайте заметки.

Повестка дня

Сообщив вопросы для рассмотрения заранее, сотрудники смогут подготовиться и принести необходимые документы. Всегда ход встречи можно откорректировать и добавить новую тему для обсуждения.

План может быть распечатан или разослан по почте. Главное ознакомиться с ним заранее. Так персонал будут в курсе происходящего и сможет предложить свои мысли, идеи и решения.

Повестка дня должна включать в себя:

  1. Перечень вопросов для рассмотрения;
  2. Поправки с предыдущего совещания;
  3. Дополнения и предложения;
  4. Нерешенные задачи;
  5. Новые проекты.

планирование

 

Важно уточнить вначале, есть ли противоречия. После чего можно с уверенностью двигаться дальше.

Поощряйте дискуссию

Спрашивайте. Задавайте открытые вопросы и благодарите за мнение. С контролем рабочего времени можно успеть вовремя и предотвратить пустые разглагольствования.

Избегайте ситуации, когда несколько человек перехватили инициативу. Задавайте вопросы пассивным участникам, вовлекайте их в беседу. Дисциплинируйте. Просите поднимать руку, говорить по очереди и не перебивать.

Невербальный контакт

Если вы ведете совещание, не забывайте о жестах, держите ладони на виду. Не перекрещивайте руки или ноги. Часто люди не замечают, какую позу принимают. А когда их спрашивают, пожимают плечами: “Просто мне так удобно”.

язык-жестов

Проведенные исследования показывают, что полностью контролировать язык тела невозможно. Им неплохо владеют только политики и публичные личности.

Но в своих книгах Аллан Пиз приоткрывает занавес и описывает много полезных фактов о поведении окружающих.

Подведите итог

После встречи важно проанализировать положительные и отрицательные моменты. Возможно что-то пошло не так. Конференц-зал был занят, поздно нашли ключ, не все знали о теме и вопросах для рассмотрения. Может все дело в плохо скоординированном процессе, поэтому участники не пришли к консенсусу.

Организованные встречи приводят к объективным решениям. Поэтому подойдите к их проведению с ответственностью.

А как Вы проводите встречи? Придаете ли организации большое значение?

Расскажите об этом
Регистрация