Встречи — обязательная часть офисной работы. В многих компаниях так принимается большинство решений. Поэтому их организация отыгрывает такую важную роль.
Результативное совещание — что для этого сделать
Убедитесь, что каждый знает место и время
Новоиспеченный коллектив или сотрудники с большим количеством активностей должны встречаться хотя бы раз в неделю. Конкретное время, день и место для совещаний и превратят их в привычку. Иначе легко запутаться, куда и когда идти.
Читайте также «10 советов, которые увеличат продуктивность персонала«.
Помещение должно быть изолированным. Участники смогут высказать свое мнение и не будут отвлекаться по мелочам. Возьмите ключ заранее. Посмотрите, приготовлен ли зал и сколько там стульев. Начните вовремя. Убедитесь, что все знакомы друг с другом. Делайте заметки.
Повестка дня
Сообщив вопросы для рассмотрения заранее, сотрудники смогут подготовиться и принести необходимые документы. Всегда ход встречи можно откорректировать и добавить новую тему для обсуждения.
План может быть распечатан или разослан по почте. Главное ознакомиться с ним заранее. Так персонал будут в курсе происходящего и сможет предложить свои мысли, идеи и решения.
Повестка дня должна включать в себя:
- Перечень вопросов для рассмотрения;
- Поправки с предыдущего совещания;
- Дополнения и предложения;
- Нерешенные задачи;
- Новые проекты.
Важно уточнить вначале, есть ли противоречия. После чего можно с уверенностью двигаться дальше.
Поощряйте дискуссию
Спрашивайте. Задавайте открытые вопросы и благодарите за мнение. С контролем рабочего времени можно успеть вовремя и предотвратить пустые разглагольствования.
Избегайте ситуации, когда несколько человек перехватили инициативу. Задавайте вопросы пассивным участникам, вовлекайте их в беседу. Дисциплинируйте. Просите поднимать руку, говорить по очереди и не перебивать.
Невербальный контакт
Если вы ведете совещание, не забывайте о жестах, держите ладони на виду. Не перекрещивайте руки или ноги. Часто люди не замечают, какую позу принимают. А когда их спрашивают, пожимают плечами: “Просто мне так удобно”.
Проведенные исследования показывают, что полностью контролировать язык тела невозможно. Им неплохо владеют только политики и публичные личности.
Но в своих книгах Аллан Пиз приоткрывает занавес и описывает много полезных фактов о поведении окружающих.
Подведите итог
После встречи важно проанализировать положительные и отрицательные моменты. Возможно что-то пошло не так. Конференц-зал был занят, поздно нашли ключ, не все знали о теме и вопросах для рассмотрения. Может все дело в плохо скоординированном процессе, поэтому участники не пришли к консенсусу.
Организованные встречи приводят к объективным решениям. Поэтому подойдите к их проведению с ответственностью.
А как Вы проводите встречи? Придаете ли организации большое значение?