Нам случалось получать письма от руководителей, которые попытались научить сотрудников вести учет рабочего времени, но идея закончилась провалом. Теперь они считают, что учет рабочего времени – бесполезная затея.
Но мы знаем причины неудачи. И готовы поделиться своими знаниями.
Во-первых, ведение учета неправильно организовали.
Во-вторых, сотрудникам не объяснили, какие выгоды принесет учет времени.
Мы расскажем, как не наступить на эти грабли и извлечь максимум пользы от учета рабочего времени.
Автоматизация, автоматизация и еще раз автоматизация!
Главная причина, по которой сотрудники не ведут учет своего времени – необходимость фиксировать все, чем они занимаются. Забыв раз-другой зафиксировать начало или окончание работы над задачей, сотрудник махнет на все рукой и перестанет вовсе это делать.
Если же руководитель непоколебим в своем намерении вести учет рабочего времени, сотрудники просто начинают записывать примерное время выполнения задач, подтасовывая его так, чтобы в результате вышло нужное количество времени.
Чтобы такого не произошло в вашей компании, процесс нужно автоматизировать. В этом поможет система учета времени сотрудников, например, Yaware.TimeTracker. Она автоматически записывает, когда сотрудник начал работу, какими сайтами и программами пользовался, как часто делал перерывы и когда закончил работу.
Установив Yaware.TimeTracker на компьютеры персонала, вы избавите подчиненных от необходимости постоянно отвлекаться на записи. Учет времени станет не только необременительным, но и точным.
Давайте подробнее рассмотрим, как именно это происходит.
Анализ использования рабочего времени с помощью Yaware.TimeTracker
Как сотрудники распоряжаются рабочим временем, вы узнаете с помощью отчета “Обзор”. На нем отображается рабочий день персонала:
В отчете вы увидите время начала и окончания работы, когда сотрудник работал над задачами (зеленый цвет), а когда решал личные вопросы (красный цвет). Разрывы линии диаграммы показывают перерывы.
Чтобы получить более детальную информацию, надо кликнуть на диаграмме и вы перейдете в отчет “По категориям”. В нем вы увидите сколько времени потрачено на работу с каждым ресурсом:
С помощью этой информации вы сможете провести анализ рабочего времени сотрудников и оценить уровень их загруженности.
Какие выгоды принесет персоналу система учета времени сотрудников?
Как мы уже упоминали выше, сотрудники не ведут учет времени потому, что не понимают, какие выгоды это им принесет.
Объясните персоналу, что учет времени поможет:
- Эффективно управлять временем.
Просмотрев статистику своей работы, сотрудник выявит и исключит “пожирателей времени”. Благодаря этому время, которое раньше пропадало впустую, будет использовано для решения рабочих задач. Больше не придется задерживаться допоздна, чтобы успеть выполнить всю работу. - Вырасти по карьерной лестнице.
Если руководство компании планирует расширение, сотрудник, который работает эффективно, всегда первый претендент на повышение. А с помощью отчетов Yaware.TimeTracker легко увидеть, кто самый продуктивный. - Получать справедливую оплату за сверхурочные.
Если в компании оплачиваются сверхурочные часы, учет рабочего времени поможет контролировать переработки и справедливо их оплачивать.
Теперь вы знаете, что делать, чтобы успешно организовать учет рабочего времени сотрудников: надо установить систему учета времени сотрудников и объяснить персоналу, какие выгоды это им принесет.
Можете сделать первый шаг к этому прямо сейчас. Заполните короткую форму регистрации и пользуйтесь системой учета времени сотрудников Yaware.TimeTracker бесплатно 14 дней.