Представьте себе офис, в котором нет правил. Работники появляются после обеда, мужчины расхаживают в спортивных костюмах, а женщины приходят на работу с детьми или домашними питомцами. Во всех кабинетах звучит музыка, на фоне которой тявкают собачки и плачут дети. Ой, а это что еще за звук? Ааа…хор болтающих по телефону.
А если сотрудников в офисе 100, то и вовсе страшно представить. Что, уже нервничаете? И не зря. Нет места офису без правил поведения.
Примеры корпоративных правил
Для начала давайте рассмотрим несколько наглядных примеров.
Униформа на работе
Представьте, что Вы заходите в кафе и заказываете кофе со взбитым молоком. Каких работников Вы ожидаете увидеть: опрятных, с фирменными фартуками или в повседневной одежде и потрепанной футболке? Ответ очевиден. Внешний вид персонала оставляет неизгладимое впечатление. То же касается и работников офиса. Если менеджеры по продажам общаясь с клиентами выглядят неподобающе – это может оскорбить клиента.
Поддержание чистоты и порядка
Сделав заказ, Вы сидите и наблюдаете за работой персонала. Вы не знаете как правильно делать кофе, однако процесс вызывает любопытство. Сотрудник мелет зерна, формирует из них таблетку, эспрессо-машина прогоняет через нее горячую воду, затем он взбивает молоко и вытирает его остатки своим фартуком. Стоп, что? Это же негигиенично да и просто отвратительно…
Аналогично и в офисе. Если клиенты столкнутся с халатным отношением к таким элементарным правилам, как поддержание чистоты, они засомневаются в качестве вашей работы.
Придерживание правил не требует больших усилий, особенно если осознавать их пользу. Какую?
Что дают корпоративные правила?
Новые сотрудники быстрее адаптируются
Знание заведенных фирмой порядков, а также негласных, установленных самими сотрудниками, помогает быстрее сориентироваться в новом коллективе. Например, в офисе заведено включать беззвучный режим на телефоне или фирма обязывает носить костюм. Будучи осведомленным о таких тонкостях, Вы вряд ли попадете в нелепую ситуацию.
При внештатных ситуациях коллектив знает, что делать
Когда действия сотрудников доведены до автоматизма, можно быть спокойным. Если они приучены приходить на работу вовремя, то будет делать это даже без руководителя. То же касается и других ситуаций. Однако лучше перестраховаться и не забывать о дальнейшем контроле персонала.
Возможность быстро наладить работу в новых офисах
Например, Вы открыли филиал и перевели туда часть своих сотрудников. Благодаря корпоративным стандартам, они смогут быстро сориентироваться на новом месте и приступить к работе. Ведь правила, требования не изменяться — поменяется лишь окружение.
Избегать конфликтов и суеты
Четко установленные правила помогают работникам сотрудничать друг с другом. Давайте рассмотрим отношения менеджеров по продажам. Например, если кто-то ответил на звонок и провел переговоры, он сперва должны проверить наличие клиента в базе данных. Если тот не числился ни за одним менеджером ранее — его можно засчитать своим.
Поддерживать высокую эффективность работы
Повесьте список правил на видном месте, чтобы каждый сотрудник имел к ним доступ. Правил не должно быть слишком много, так их легче запомнить. Когда ваш персонал знает порядок — он работает скоординировано. Например, сотрудник знает, что отчет необходимо заполнять в конце каждого месяца. Тогда можно будет вовремя составить статистику эффективности всего отдела уже вначале следующего.
Поддерживать имидж компании в глазах клиентов
Когда клиенты видят дотошность, с которой Вы придерживаетесь правил, они начинают Вас уважать. Особенно, если у Вас всегда чисто и Вы делаете всю работу вовремя. Ярким примером является успех компании “Макдональдс”. Она уже давно известна строжайшими корпоративными правилами (всего около 750 страниц). Но благодаря этим правилам стандарты соблюдаются абсолютно одинаково во всех странах мира.
Однако иметь правила и придерживаться их — вещи разные.
Как мотивировать сотрудников соблюдать правила?
Во-первых, руководству необходимо стать примером для окружающих. Когда в компании придерживаются правил руководители и старожилы, сотрудники имеют наилучший пример для подражания. Ведь если начальник заставляет одеваться в костюм, а сам ходит в джинсах и футболке, о какой дисциплине может идти речь.
Во-вторых, должны быть системы, обеспечивающие контроль следования правилам. Это чек-листы, внутренние кодексы, системы видео-наблюдение или учета рабочего времени за компьютером.
А какие правила действуют у вас в офисе и соблюдают ли их Ваши сотрудники?