Бывают моменты, когда кажется, что дел больше чем на 8 рабочих часов. Почту проверить, клиенту перезвонить, составить отчет, проконтролировать подопечных. И чем дольше смотреть на этот список, тем ниже мотивация и желание работать.
Такие единичные случаи встречаются ближе к дате сдачи важного проекта или в конце года, когда полный завал по отчетах. Но, если вы постоянно находитесь в состоянии «не знаю за что хвататься» — задумайтесь об эффективности планирования рабочего дня.
Планирование рабочего дня
Планирование рабочего дня — это инструмент, который не только учит правильно использовать время, но и сокращать его. Вы составляете ежедневный to do list с задачами, на бумаги или в специальной программе, и выполняете их поочередно. В процессе, начинаете понимать, какие задачи делать сейчас, какие позже или никогда.
Оптимально распределенные 8 часов дают руководителям и подчиненным возможность улучшить свою продуктивность. Им удается не только выполнять поставленные задачи в срок, но и делать это с удовольствием.
Повысить свою эффективность — это и есть главное преимущества планирования рабочего дня. Оно создано для того, что человек, находясь на любой должности, успевал сделать больше за меньшее количество времени. И еще остались ресурсы на посторонние дела.
Работники, умеющие расставлять приоритеты, выбирать важные задачи и выполнять их, выдерживают баланс между профессиональной и личной жизнью. Поэтому, реже сталкиваются с выгоранием и потерей мотивации.
Методы планирования рабочего дня
Есть много способов составлять список задач. Пойти классическим путем и написать план на бумаге, использовать notes на компьютере или установить программу постановки задач. Но, минус этих вариантов в том, что прежде чем их использовать, вам придется научиться расставлять приоритеты и управлять временем. Вот 2 проверенных способа развить эти навыки.
Матрица Эйзенхауэра
- Напишите список задач на день;
- Разбейте их на 4 категории:
а) срочные и важные — делайте сейчас;
b) несрочные и важные — подумайте, когда их выполнить;
c) срочные и неважные — делегируйте кому-то;
d) несрочные и неважные — не делайте вообще. - Приступайте к выполнению.
Помидорная техника тайм-менеджмента
- Возьмите список задач на сегодня, уже распределенных по матрице Эйзенхауэра;
- Ставьте таймер на 25 минут и начинайте выполнять по списку;
- После завершения этого интервала — сделайте 5-минутный перерыв и полностью отвлекитесь от работы;
- После каждый 3-4 таких подходов берите паузу на 30 минут.
- Эта техника поможет вам активно работать в течение 25 минут, отдыхать и браться за работу с новыми силами.
Советы
В начале будет сложно изменить подход к работе. Ведь, факторы, которые вас отвлекали никуда не делись. Есть соблазн посмотреть видео, поговорить с коллегой, ответить в мессенджере. Парочка таких непродуктивных занятий и конец рабочего дня, а список задач каким был, таким и остался. Вот несколько практических советов, которые помогут в планировании рабочего дня.
Объединяйте сходные задачи
Постоянные перерывы в процессе основной деятельности требуют значительных затрат сил и времени, чтобы сосредоточится и вновь «погрузиться» в задачу. Поэтому, чтобы не отвлекаться на более мелкие задания, следует объединять работы, сходные по характеру. Например, блок работы с клиентами может включать в себя телефонные звонки, онлайн переговоры, электронную переписку. Формируя такие блоки, вы существенно сэкономите рабочее время.
Старайтесь уединиться
Выполнение важных и сложных задач требует максимальной концентрации, поэтому уединение и создание спокойной атмосферы имеет первоочередное 
значение. Если вы работаете в отдельном кабинете, следует установить определенные часы, в которые вас не нужно беспокоить. Если же вы работаете в общем кабинете, необходимо договориться с коллегами о том, чтобы вас не тревожили по пустякам. Только в таком случае вам удастся повысить производительность труда и наладить график работы.
Главные задачи – на утро
Утренние часы являются самыми продуктивными, поэтому главные задачи надо стараться выполнять до 12 часов дня. Безусловно, это то время, когда вас больше всего отвлекают, и когда приходится выполнять кучу мелких задач: отвечать на звонки и на электронные письма. И тут есть маленькая хитрость.
Секрет большинства успешных людей заключается в том, что они с самого начала рабочего дня или даже до его начала, приступают к выполнению важной задачи, что существенно экономит время.
Делите крупные задачи
Большинство людей не в состоянии выполнять крупные задачи с одного «наскока». Многие стараются увильнуть от выполнения больших заказов и проектов ввиду их сложности. Но если разделить большой проект на несколько мелких целей, то он уже не кажется таким невыполнимым.
Делите масштабные задачи на небольшие порции, и занимайтесь ими не более двух часов в день. При выполнении промежуточных целей появятся определенные результаты и стимул для дальнейшей работы.
Устанавливайте временные ограничения
Устанавливайте конкретные сроки для выполнения тех или иных задач. Это также касается встреч и переговоров. Многие сотрудники жалуются на то, что деловые встречи длятся долго и заканчиваются безрезультатно.
Если у таких встреч будет временной регламент, то с большей вероятностью они закончатся результативно. Планируя график работы с учетом временных ограничений, вы сможете выполнять больше, а ваш рабочий день станет более эффективным.
3 ошибки при планировании рабочего графика
#1 Неправильные приоритеты
Если не распределять задачи по матрице Эйзенхауэра, то вам будет трудно определить порядок выполнения работы. В результате вы много времени потратите на неважные задачи и не успеете завершить более приоритетные.
#2 Не мелочитесь!
В случае с руководителем, это проявляется в микроменеджменте. Вместо того чтобы заниматься решением управленческих и стратегических вопросов, он тратит время на гиперконтроль персонала.
#3 Работа и ничего личного
Планируйте рабочий день так, чтобы у вас оставалось время на себя. Суть этих методик в том, чтобы научить вас эффективно использовать рабочее время и освобождать ресурсы для личной жизни.
Читать также:
Система контроля рабочего времени сотрудников
О чём расскажет контроль рабочего времени: 3 примера из жизни