Всем хорошо известно выражение «Наступить на те же грабли» – когда человек время от времени или постоянно совершает одинаковые ошибки. Как бороться с этим в повседневной жизни, каждый решает для себя сам. А вот устранить такие проблемы в организации поможет метод чек-листов.
Однако прежде чем приступить к его созданию, надо разобраться с типом «граблей».
Какие ошибки мы совершаем?
Характерные ошибки можно разделить на такие категории, как:
1. Ошибки действия.
Служащий концентрирует свои усилия на решение менее важных проблем. В то время, когда главные задачи остаются не выполненными. Сотрудник пытается усовершенствовать и без того хорошо выполненную работу, из-за чего рабочее время тратится впустую.
2. Ошибки бездействия.
В этом случае сотрудник не делает необходимых вещей. Причин бездействия, естественно, может быть множество: начиная от простой забывчивости и заканчивая невнимательностью. Однако результат один – работа не закончена или неверно выполнена.
3. Ошибки незнания.
Служащий не может качественно выполнять свои функциональные обязанности, так как попросту не знает, как это сделать.
Обратите внимание: вне зависимости от того, к какому типу относятся ошибки, использование метода чек-листов будет одинаково эффективным. Почему? Читайте далее.
Что представляет собой метод чек-листов и как его составить?
Метод чек-листов отлично зарекомендовал себя, как надежное и недорогое средство для предотвращения повторений одних и тех же ошибок. Такие контрольные списки успешно используют как горничные и официанты, так и ведущие специалисты крупных компаний, ведь они очень удобны.
Чтобы составить чек-лист необходимо:
1. Сформировать четкий план действий при выполнении той или иной служебной обязанности.
Для этого следует к одному из лучших сотрудников приставить на определенный период наблюдателя. Он и будет записывать все действия, которые проводятся:
- над 1 объектом (группой объектов);
- в 1 месте;
- с помощью 1 инструмента.
Объясним на примере пришивания пуговиц к рубашке. Объектами являются пуговицы, местом – рубашка, инструментом – игла и нитки. И сколько бы пуговиц ни было, а принцип их пришивания к рубашке останется все тем же.
2. Записать все операции по порядку и в утвердительной форме. Например:
- Нитки белого цвета куплены.
- Пуговица к рубашке пришита.
Проверить с сотрудником сформированный контрольный список, чтобы убедиться, что в него вошли все необходимые операции.
3. Распечатать чек-листы.
После этого, чек-листы отдаются сотрудникам для дальнейшего использования. Служащим необходимо выполнить и отметить все пункты, которые записаны в карточке – ни больше ни меньше. При этом, порядок заполнения может быть как произвольный, так и от пункта к пункту – это зависит от особенностей поставленной рабочей задачи.
Метод чек-листов – это недорогая и простая, но очень эффективная технология. Ведь ее использование позволяет сотрудника достаточно быстро и безошибочно выполнять свою работу. Более того, внедрение в организации этого метода, помогает не только снизить временные затраты, но и существенно увеличить доход компании.
Статьи, которые могут быть полезны:
Как составить эффективный чек лист
Как научиться быть сфокусированным?
Бесполезно составлять ежедневный план работы, не зная этих правил