Вы наконец-то решили внедрить учет рабочего времени. Убедили директора в том, что это важно. Получили бюджет от финансового отдела. Исследовали и протестировали различные инструменты, прежде чем нашли подходящий вариант для вашей организации. И вот наступил день, когда вы презентуете решение своей команде. А в ответ — гул недовольства.
Убедить своих сотрудников отслеживать время — непростая задача. Некоторые осознают преимущества, а другие не хотят чувствовать, что за ними постоянно наблюдают и оценивают. Есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы успешно внедрить инструмент в компании.
Выберите автоматический метод
Людям не нравится заполнять ручные табели, поскольку это монотонная работа. Иногда сотрудники не могут правильно отследить время, или они завалены работой и забывают запустить счетчик. Потом, им нужно восстанавливать свою активность по памяти, а это подвержено ошибкам.
Автоматический инструмент, как Yaware.TimeTracker, обеспечивает точность собранных данных и ускоряет их обработку. Он не мешает сотрудникам заниматься своей деятельностью.
Также, проверяйте наличие интеграции. Удобно, если вы можете синхронизировать тайм-трекер с CRM или другой системой, и упростить процесс управления.
Внедряйте мягко и постепенно
Лучший способ мотивировать ваших сотрудников — сделать учет времени простым и безболезненным. Помогите с базовыми настройками и предложите поддержку при необходимости. Убедитесь, что у сотрудников есть четкие инструкции, и объясните, как правильно отслеживать свое время. Чем меньше препятствий между пользователем и программой учета рабочего времени, тем больше шансов, что ваши подчиненные успешно примут тайм-трекер.
Объясните преимущества
Вам нужно донести подчиненным, как учет помогает им лучше выполнять свою работу и способствует росту карьеры:
- Их усилия, вложенные в компанию, оценят по достоинству;
- Они попрощаются с многозадачностью и достигнут высшей концентрации;
- Увидят, как расходуют время;
- Получат больше свободы потому, что руководитель уверенно отпустит на удаленную работу и гибкий график;
- Менеджер узнает, если их нагрузка велика, вовремя наймет дополнительного человека и предотвратит овертаймы;
- Смогут больше зарабатывать, путем повышения продуктивности.
Иногда достаточно заранее объяснить команде причину нововведения. Простое понимание «почему» имеет большое значение для их мотивации. Если вы все сделаете правильно, вам не понадобятся следующие советы.
Читайте также: «Вместо 8 крупных задач в день делаю 10-11», — опыт использования тайм-трекера
Устраните страхи
Пока вы объясняете преимущества, не менее важно обсудить опасения, которые могут быть у сотрудников. Никто не любит, когда за ними наблюдают. Творческие люди ценят свободу и работу в удобное для них время. Заверьте их, что учет времени предназначен для этого. Подчеркните тот факт, что никто не будет судить только по количеству рабочих часов. Не будет штрафов за невыполнение «нормы».
Используйте данные для обеспечения хорошего баланса между работой и личной жизнью. Если сотрудники постоянно перерабатывают, это означает, что у них больше поручений, чем они могут выполнить. Тогда менеджеры делегируют задачи и уравнивают нагрузку между членами команды. Для этого и нужен тайм-трекер.
Не используйте данные против сотрудников
Это один из главных выводов на основании 10-летнего опыта внедрения тайм-трекинга. Вы не должны использовать данные с отчетов, как способ наказать или вознаградить людей. Если вы это сделаете, сотрудники начнут искать, как обмануть систему. Или воспримут учет, как оружие и тихо восстанут.
Помните, что результат важнее отработанного времени. Тот, кто перерабатывает не лучший сотрудник, если он выполняет то же самое, что другой за 8 часов или меньше. Если что-то идет не так, используйте цифры, чтобы начать разговор и выяснить причину узкого места. Обсуждая статистику вы поймете, когда и где команда перегружена и нуждается в поддержке.