А вы умеете ставить задачи?

Работа каждого сотрудника заключается в выполнении поставленных руководством задач. Каждый начальник имеет собственное представление о том, как надо ставить задачи, и не всегда это представление правильное.

Как добиться того, чтобы подчиненные подходили к работе ответственно и в то же время выполняли задания творчески? Оказывается, необходимо уметь правильно ставить задачи.

Правильная поставленная задача – это описание проблемы, а не приказ или пошаговая инструкция. У сотрудника при выполнении задачи должно быть пространство для маневра, чтобы он решил ее оптимальным способом. Итак, существует два вида задач.

Задача-приказ

Подобные задачи подразумевают бездумное выполнение в четко обозначенных рамках. Если поставлена задача подготовить отчет, работник просто подготовит его, без единой мысли о том, как его потом будут использовать.

Кроме того, у него возникнет элемент раздраженности – он отлично знает, что делать, а начальник его отвлекает и заставляет составлять скучные и ненужные отчеты.

Со временем, подчиненный теряет всякий интерес к работе, и переходит из ряда инициативных в толпу тех, кому для работы нужна палка. И у сотрудника складываются стереотипы, что это и есть настоящая работа – ты выполняешь скучные и никому не нужные задания и получаешь за это зарплату.

Задача-проблема

Другой подход подразумевает, что перед сотрудником ставится не приказ о составлении отчета, а проблема. Например, руководителю необходимо получить цифры по продажам за предыдущий период. Работник, зная эту «кухню» изнутри, предложит начальнику несколько цифр вместо нужного отчета, а возможно, допишет какие-то дополнительные показатели.

Решая подобные проблемы, сотрудник профессионально развивается. Он сам выбирает, как ему решить поставленную перед ним проблему, становится хозяином своих решений. Это повышает чувство ответственности.

Кроме того, сотрудник осознает смысл своей деятельности в масштабах компании, понимает, что он может быть полезен. Даже если его работа монотонная и местами скучная, работник понимает, что он нужен компании. И тут дело не в глобальных переменах, дело в том, как начальник формулирует задачи.

Правильная постановка задачи

Формирование задачи-проблемы происходит в несколько основных этапов.

Предыстория

Следует объяснить сотруднику, откуда взялась задача и что из нее следует. Если работник плохо знаком с темой, можно описать проблему более детально.

Суть задачи

Далее необходимо описать исполнителю результат, который вы желаете получить, не забыв указать  условия и ограничения, если они есть. 

Цепочка

Обязательно нужно дать информацию о том, что произойдет с работой сотрудника дальше, на следующем этапе. Это очень важно, чтобы работник ощущал свою значимость.

Сроки

Любая задача бесполезна, если у нее нет дедлайна. Нужно ставить реальные сроки исполнения.

Мотивация

Необходимо мотивировать сотрудника, причем не материально, а другими способами. Отлично подойдет вариант, что только он понимает процессы и может лучше всех справиться с проблемой.

Варианты решения

В заключение, когда задача поставлена и сотрудник ощущает себя хозяином ситуации, можно ненавязчиво предложить свое видение решения проблемы. Однако не следует предлагать его как единственно верное.

Основным плюсом этого метода является возможность решить любую задачу, и в каждом случае сотрудник будет чувствовать свободу действий.

Читайте другие наши статьи на тему повышения эффективности бизнеса:

7 способов удержать ваших лучших сотрудников

Решение и реализация поставленных задач в 7 этапов

Удаленные сотрудники vs Офисный персонал: способы контроля