Утро понедельника. Ольга садится за рабочий стол и уже с ужасом представляет хаос, который образовался за выходные в её почтовом ящике.
Ольга руководит большим отделом и получает не менее 50 писем ежедневно. Чтение и ответ на все эти письма занимает много времени. В результате она не успевает выполнить все задачи и должна задержаться на работе.
Электронная почта – невероятно полезный инструмент. Но только для тех, кто умеет ею пользоваться. Для таких же людей, как Ольга, электронная почта лишь источник проблем.
Тем не менее есть способы, которые помогут управлять электронной почтой продуктивно. И в этой статье мы расскажем вам о них.
Проверка почты
Регулярная проверка почты в течение дня может стать неплохим способом сохранить почтовый ящик на управляемом уровне.
Тем не менее, постоянное прерывание и отвлечение может резко снизить производительность и нарушить ритм работы. Поэтому:
1. Установите время для проверки почты.
Например, 15 минут утром, 15 минут после обеда и 15 минут в конце рабочего дня. Вы также можете проверять почту после длительного периода целенаправленной работы, или в то время суток, когда ваша энергия на самом низком уровне.
2. Отключите сервис мгновенного оповещения о входящих письмах.
Постоянно “вылезающие” оповещения о новом письме и звуковые сигналы чата будут только отвлекать от работы.
Если вас беспокоит, что коллеги, босс или клиенты будут раздражаться или думать, что вы игнорируете их письма, объясните им, что проверяете почту только в определенное время, и что по срочным вопросам они могут позвонить.
Чтение писем
Вы можете потратить на чтение писем много времени, если не научитесь делать это правильно.
Попробуйте использовать «правило двух минут» (понятие Дэвида Аллена, автора книги “Как привести дела в порядок”). Если прочтение письма и ответ на него займет не более двух минут – сделайте это прямо сейчас.
Для писем, которые требуют большего внимания, поставьте напоминание в календаре или добавьте задачу в список дел. Вы можете также пометить (флажок или звездочка) сообщения, которые нуждаются в ответе.
Организация E-mail
Создайте простую систему файлов, чтобы управлять письмами. Используйте какие угодно категории. Например, «Деловые вопросы,» «Ожидание», «Ссылка», и «Архивы». Можете даже создать корневые папки “Сделать” и “Подождет”. Если вы работаете над разными проектами, создайте папку для каждого из них. Все что угодно – лишь бы систематизировать почту.
Преимущество создания папок для обработки электронной почты в том, что такая система облегчает поиск старых писем потому что вы точно знаете в какой папке их искать.
Задайте “правила”
Установите фильтры почты, чтобы письмо попадало в нужную вам папку как только приходит
Например, вы получаете несколько писем в день, которые уведомляют о завершенных продажах. Вы хотите получать эти письма, чтобы знать, что происходит, но не хотите, чтобы они загромождали почтовый ящик. Настройте почту так, чтобы письмо, скажем, «Завершенная продажа» сразу попадало папку «Продажи». Вам не придется делать потом это вручную.
Прививайте хорошие привычки команде
Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, чтобы ограничить количество писем – научить людей отправлять вам меньше.
Например, если сотрудники регулярно посылают вам длинные растянутые письма, попросите их умещать текст в два абзаца. А то, что нельзя изложить коротко в письме, можно обсудить по телефону.
Надеемся, что наши советы помогут облегчить вам управление электронной почтой.
А как вы организовываете работу с почтой? Поделитесь своими приемами в комментариях.
Читайте также:
7 советов: как получить выгоду от виртуального общения в бизнесе