Корпоративная переписка является неотъемлемой частью любого бизнеса. Не имеет значения, каким видом деятельности вы занимаетесь, вероятней всего, вам приходится общаться с поставщиками, покупателями, коллегами, руководством. Деловая переписка всегда будет играть важную роль в ведении бизнеса.
Исследования показывают, что подавляющее большинство респондентов обращают внимание на манеру поведения собеседников в переписке, поэтому, чтобы не «потерять лицо», важно знать основные правила корпоративной переписки.
Корпоративный электронный адрес
Первое, на что часто обращают внимание получатели ваших писем, это электронный адрес, с которого письмо было отправлено. Многие не придают этому значения и отправляют деловые письма с личных почтовых ящиков, которые часто содержат прозвища, мягко говоря, непрезентабельные.
Неважно, общаетесь вы от имени организации или ведете деловую переписку как частный предприниматель – пользуйтесь адресом с названием вашей организации.
Тема письма – обязательная деталь
Следующий момент, который бросается в глаза после адреса отправителя, это тема письма. Опять же, многие игнорируют эту строку и вообще не заполняют тему, но ее написание считается обязательным в корпоративной переписке.
Тему письма рекомендуется указывать коротко (не более 3-4 слов),
но емко, чтобы получатель мог без лишних усилий понять, о чем будет идти речь в письме.
Официальный стиль – основа деловой переписки
В корпоративной переписке обязательно используем официально-деловой стиль общения. Он характеризуется отсутствием ненужных уточнений и сокращений. Только логичные и понятные предложения, не перегруженные прилагательными.
Также не допускается использование сленговых выражений и малознакомых слов, которые могут ввести в заблуждение получателя или исказить информацию. Не стоит использовать оскорбительных фраз или субъективной оценки действий и указаний руководства.
Нелишним будет также упомянуть о грамотности, ведь это основа любого письма, не только делового. Человек, который является лицом компании и пишет деловое письмо с ошибками вряд ли может внушать доверие.
Фирменный шаблон
Будет вполне уместным, если вы будете отправлять письма с использованием шаблона, оформленного в корпоративном стиле. Это позволит вам выгодно отличаться от остальных. Однако не стоит усердствовать с креативностью, все должно быть в рамках корпоративной этики – сдержанно и со вкусом.
Отправляйте письма вовремя
Правилом хорошего тона корпоративной переписки считается отправлять электронные письма в рабочее время. Будет некорректно отправлять коммерческое предложение поздно вечером, ночью, в выходной или праздничный день.
Придерживаясь общих рекомендаций относительно корпоративной переписки, вы сможете расположить к себе собеседника и добиться желаемых результатов.
Читайте другие наши статьи по эффективности:
Управляйте электронной почтой эффективно: стратегии укрощения почтового ящика
Как организовать эффективную работу с документами на компьютере?
Один комментарий
KALIG
Я конечно соглашусь с автором по поводу имени ящика и правильного текста самого письма, но не вижу ничего плохого в отправке писем вечером или в выходные. Сейчас все происходит слишком стремительно и довольно часто приходится уделять внимание работе в личное время.