Корпоративная переписка

Корпоративная переписка является неотъемлемой частью любого бизнеса. Не имеет значения, каким видом деятельности вы занимаетесь, вероятней всего, вам приходится общаться с поставщиками, покупателями, коллегами, руководством. Деловая переписка всегда будет играть важную роль в ведении бизнеса.

Исследования показывают, что подавляющее большинство респондентов обращают внимание на манеру поведения собеседников в переписке, поэтому, чтобы не «потерять лицо», важно знать основные правила корпоративной переписки.

Корпоративный электронный адрес

Первое, на что часто обращают внимание получатели ваших писем, это электронный адрес, с которого письмо было отправлено. Многие не придают этому значения и отправляют деловые письма с личных почтовых ящиков, которые часто содержат прозвища, мягко говоря, непрезентабельные.

Неважно, общаетесь вы от имени организации или ведете деловую переписку как частный предприниматель – пользуйтесь адресом с названием вашей организации.

Тема письма – обязательная деталь

Следующий момент, который бросается в глаза после адреса отправителя, это тема письма. Опять же, многие игнорируют эту строку и вообще не заполняют тему, но ее написание считается обязательным в корпоративной переписке.

Тему письма рекомендуется указывать коротко (не более 3-4 слов),Корпоративная переписка но емко, чтобы получатель мог без лишних усилий понять, о чем будет идти речь в письме.

Официальный стиль – основа деловой переписки

В корпоративной переписке обязательно используем официально-деловой стиль общения. Он характеризуется отсутствием ненужных уточнений и сокращений. Только логичные и понятные предложения, не перегруженные прилагательными.

Также не допускается использование сленговых выражений и малознакомых слов, которые могут ввести в заблуждение получателя или исказить информацию. Не стоит использовать оскорбительных фраз или субъективной оценки действий и указаний руководства.

Нелишним будет также упомянуть о грамотности, ведь это основа любого письма, не только делового. Человек, который является лицом компании и пишет деловое письмо с ошибками вряд ли может внушать доверие.

Фирменный шаблон

Будет вполне уместным, если вы будете отправлять письма с использованием шаблона, оформленного в корпоративном стиле. Это позволит вам выгодно отличаться от остальных. Однако не стоит усердствовать с креативностью, все должно быть в рамках корпоративной этики – сдержанно и со вкусом.

Отправляйте письма вовремя

Правилом хорошего тона корпоративной переписки считается отправлять электронные письма в рабочее время. Будет некорректно отправлять коммерческое предложение поздно вечером, ночью, в выходной или праздничный день.

Придерживаясь общих рекомендаций относительно корпоративной переписки, вы сможете расположить к себе собеседника и добиться желаемых результатов.

Читайте другие наши статьи по эффективности:

Управляйте электронной почтой эффективно: стратегии укрощения почтового ящика

Как организовать эффективную работу с документами на компьютере?

5 полезных привычек, если вы работаете за компьютером

Расскажите об этом
Регистрация